W firmowym budżecie koszty wynajmu biura to jedna z większych i ważniejszych pozycji. Warto przeanalizować, która forma najmu jest optymalna i dostosowana do specyfiki potrzeb biznesowych: wynajem krótkoterminowy biura czy długoterminowy.
Elementy determinujące formę najmu
Przeprowadzając analizę, należy uwzględnić następujące czynniki: budżet, profil i wielkość firmy, preferencje lokalizacyjne, misja, wizja i plany rozwoju, potrzeby technologiczne, sytuacja rynkowa, oczekiwania pracowników i klientów.
Cechy wynajmu krótkoterminowego
Umowę krótkoterminową najmu podpisuje się na określony, krótszy niż standardowo czas – średnio od 12 do 24 miesięcy. Taką formę wynajmu cechuje duża elastyczność i możliwość szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków na rynku i w samej organizacji, czyli pozwala ona marce utrzymać atrakcyjność rynkową. Dzięki umowie krótkoterminowej firma może z łatwością, bezproblemowo i szybciej zmienić lokalizację, powierzchnię lub standard biura, jeśli zmieniły się jej potrzeby. Nie łączy się to z koniecznością uiszczania opłat dodatkowych, które są przewidziane w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy wieloletniej najmu.
Biuro wynajęte na krótszy czas to korzyści finansowe dla firmy, ponieważ taka forma nie wymaga zobowiązań długoterminowych i dużych nakładów finansowych na starcie działalności. Najemca ponosi koszty za rzeczywiście wykorzystany czas, powierzchnię i usługi dostępne w biurowcu, jak ochrona, recepcja, utrzymanie porządku, infrastruktura telekomunikacyjna i techniczna. To opcja wygodna i dostępna, która oferuje udogodnienia od zaraz. Wynajmujący może na gotowe wejść do nowoczesnego biura, odpowiednio wyposażonego i dostosowanego do siebie i bez straty czasu rozpocząć działalność.
Cechy wynajmu długoterminowego
Wynajem długoterminowy obejmuje okres minimum 3 lat, ale nadal standardem jest 5 lat. Taka forma gwarantuje stabilność i pewność, że firma będzie miała swoją siedzibę, a pracownicy miejsce pracy przez długi czas, co wiąże się z lepszym planowaniem rozwoju biznesu. Poza tym pomaga to budować w oczach klientów i partnerów biznesowych prestiż i wiarygodność. Firma jest postrzegana jako profesjonalna i o ugruntowanej pozycji, jeśli ma biuro o wysokim standardzie, dobrą lokalizację i nie zmienia adresu przez lata.
W formie długoterminowej wysokość czynszu i opłat dodatkowych jest z góry znana, co pomaga obliczyć koszty i zaplanować firmowy budżet. Perspektywa wieloletniej współpracy pozwala wynegocjować niższe ceny – jest źródłem oszczędności. Jednak opłaty czynszowe i dodatkowe obowiązują nawet wtedy, gdy firma zmniejszy skalę działalności, a kiedy wcześniej ją zakończy, może być zobowiązana umową do zapłaty rekompensaty, co może być dużym zobowiązaniem finansowym, zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw.
Umowa długoterminowa daje dużą swobodę w aranżacji i wyposażeniu przestrzeni, która może zostać zaprojektowana zgodnie z ergonomią, preferencjami pracowników, charakterem organizacji i wytycznymi budującymi identyfikację wizualną marki. Personalizacja biura wpływa korzystnie na komfort, kreatywność i efektywność pracowników, a w konsekwencji przekłada się na sukces finansowy i wizerunkowy przedsiębiorstwa. Większe i bardziej skomplikowane inwestycje remontowe w adaptację przestrzeni biurowej są bardziej zasadne i opłacalne niż w przypadku wynajmu krótkoterminowego.
Wybór formy i czasu najmu biura będzie właściwy, jeśli zostanie dostosowany do potrzeb i celów firmy oraz specyfiki branży, w której ona działa. Pozwala zoptymalizować koszty biura, czyli znajduje odzwierciedlenie w rachunku wyników jednostki, dlatego jest jedną ze strategicznych decyzji w każdej firmie.
