Mimo wielu korzyści biznesowych i osobistych praca zdalna stanowi wyzwanie nie tylko dla firm, ale i dla projektantów nowoczesnych przestrzeni biurowych. Nowa rzeczywistość biurowa związana jest ze zmianami technologicznymi i społecznymi, stanowi pokłosie pandemii Covid-19. Jak organizacje dostosowują się do zmian związanych z pracą zdalną?
Kreatywny podział przestrzeni biurowej
Konieczne jest tak zaaranżować przestrzeń biurową, by ta mogła być wielofunkcyjna oraz łatwo przekształcona i dostosowana do bieżących potrzeb kadrowych, operacyjnych i biznesowych firmy.
Gotowe moduły biurowe w ofercie MIX SPACE pozwalają dowolnie zmieniać aranżacje. Składają się z przestrzeni otwartej typu open space, części gabinetowej i sali konferencyjnej. Tak zorganizowana przestrzeń zaspokaja różne potrzeby pracowników – sprzyja pracy indywidualnej w skupieniu i odosobnieniu oraz współpracy i wymianie pomysłów w grupie, a także prowadzeniu telekonferencji z osobami pracującymi na odległość. Open space może być podzielona ścianami mobilnymi i meblami modułowymi na strefy do pracy zespołowej. Sala konferencyjna potrzebna jest nie tylko na spotkania całego zespołu i z klientami (wirtualne i na żywo), ale i do organizowania szkoleń czy prezentacji zarówno off-, jak i online, dlatego warto uwzględnić takie pomieszczenie przy projektowaniu przestrzeni biurowej.
Elastyczność jako odpowiedź na zmienność
Model pracy zdalnej w przedsiębiorstwie oznacza dla firmy to, że potrzeby pracowników będą się zmieniać i liczba pracowników działających zdalnie też będzie zmienna. W związku z tym stały układ biura staje się przeżytkiem i długoterminowe umowy najmu powierzchni biurowych również nie będą się sprawdzać w firmach, których ta zmienność najbardziej dotyczy.
Rotacja pracowników, zmieniająca się – zmniejszająca się ich liczba w biurze wiążą się z potrzebą mniejszej powierzchni biurowej. Umowa krótkoterminowa najmu umożliwia testowanie rotacyjnych rozwiązań. Daje dużą elastyczność i jest jak otwarta furtka do przearanżowania czy redukcji metrażu wynajmowanej powierzchni. Możliwość zwiększenia wynajmowanej powierzchni sprawdzi się w przypadku powrotu pracowników do biura. Krótkoterminowe umowy sprzyjają weryfikacji – w niektórych przypadkach następuje odwrót od pracy zdalnej. I pracownicy potrzebują zmiany, i organizacje decydują się na ograniczenie możliwości pracy zdalnej, więc całe załogi wracają do biur.
Rozwiązania biurowe dla większej wydajności pracowników
Nowoczesne biura powinny sprzyjać efektywności pracowników – nie tylko tym pracującym stacjonarnie, także tym pełniącym obowiązki służbowe na odległość. Wiąże się to z zapewnieniem personelowi odpowiedniej infrastruktury technologicznej. Niezbędne są nie tylko szybki sprzęt komputerowy i połączenie internetowe, ale i narzędzia do komunikacji, współpracy z zespołem, korzystania z dysku firmowego lub sieci lokalnej czy zapewniające bezpieczeństwo danych. W nowoczesnych przestrzeniach biurowych projektanci muszą uwzględniać techniczne aspekty jak gniazdka elektryczne w odpowiednich miejscach, bezproblemowy dostęp do łącza sieciowego, miejsce na urządzenia mobilne i inne, ergonomia mebli biurowych i rozwiązania meblowe zintegrowane z technologiami stosowanymi w biurze. Wszystko po to, aby ułatwić i przyspieszyć pracę stacjonarną i zdalną oraz zoptymalizować przesyłanie informacji na linii biuro-dom.
